بر اساس قانون، همه شرکت ها موظف اند دفاتر خویش را پلمپ نمایند. دفاتر روزنامه و دفتر کل از جمله دفاتری هستند که در شرکت ها می بایست پلمپ شوند. دفتر روزنامه مرتبط است با فعالیت ها و اعمال روزانه یک تاجر و تاجران می‌بایست همه مطالبات و کالاهای وارداتی و صادراتی که در هر روز با آن ها سر و کار دارند را در این دفاتر ذخیره نمایند
یکی از مباحث مهم پیرامون ثبت شرکت ، پلمپ دفاتر تجاری است. اگر شرکتی تاسیس کرده اید، حتماَ باید دفاتر خود را پلمپ کنید. دفاتر پلمپ که با اسامی دفاتر قانونی و دفاتر مالیاتی هم نام برده می شوند، دفاتری هستند که مربوط به مبحث مالیاتی اشخاص حقوقی می شوند.
مطابق قانون مالیات ، هر شخصیت حقوقی بعد از ثبت در سامانه ثبت شرکت ها ملزم به درخواست سالانه برای دریافت دفاتر پلمپ از اداره مربوطه و تکمیل آن ها توسط حسابدار و بر حسب فعالیت شخصیت حقوقی و تحویل آن ها به اداره مالیات در سال بعد می باشد. این دفاتر شامل دفتر کل و دفتر روزنامه است که در قالب های 50 و 100 و 200 برگی قابل تنظیم می باشند. درخواست این دفاتر قبل از شروع سال مالی شخصیت حقوقی بایستی انجام گیرد که در حالت معمول یعنی تا انتهای اسفند ماه هر سال . مگر اینکه سال مالی طبق درخواست متقاضی دوره زمانی دیگری تعیین شده باشد.
با ارائه دفاتر پلمپ به اداره مالیات ، پایه و اساس تعیین مالیات شخصیت حقوقی همین دفاتر خواهند بود.
پلمپ دفاتر توسط مرجع ثبت شرکت ها انجام می گیرد . به این صورت که در ابتدا تمام صفحات شماره گذاری می شود. سپس شماره ثبت شرکت در آن وارد شده و مهر اداره مربوطه در آن درج می شود. به این صورت، امکان هیچ گونه جابه جایی و تغییر اطلاعات وجود نخواهد داشت.
در این مطلب، با نکات مهم پلمپ دفاتر تجاری آشنا می شویم .
– جهت تسلیم نمودن اظهارنامه مالیاتی در تیرماه هر سال باید اواخر سال قبل اقدام به اخذ پلمپ دفاتر کرده باشید. لذا ، همان طور که اشاره شد، دفاتر هر سال می بایست حداکثر تا پایان اسفند ماه سال قبل، توسط اداره ثبت ، شماره گذاری ، امضاء و پلمپ گردند.
– دفتر کپیه احتیاجی به ثبت و پلمپ ندارد.
– در شرکت های سهامی، داشتن دفتر سهام اجباری است ولی نیازی به پلمپ ندارد.
– پذیرش پلمپ دفاتر تجاری ، از طریق سامانه ثبت شرکت ها انجام می گیرد. بعد از تکمیل اطلاعات در سامانه ، لازم است پرینت اظهارنامه را به انضمام سایر مدارک ، به اداره ثبت ارسال نمایید تا اداره پست دفاتر پلمپ را به آدرسی که در سامانه قید نموده اید ارسال نماید.
– بعد از ارسال و پست مدارک ، درج بارکد پستی و تاریخ تحویل مدارک به پست در سامانه نامبرده الزامی است.
– با توجه به قوانین جدید، دفاتر پلمپ فقط به نشانی و کد پستی ثبت شده شرکت در سامانه مربوطه ارسال می گردد. از این رو از به روز رسانی و صحت کلیه اطلاعات وارد شده در این باره مطمئن شوید. در غیر این صورت، شرکت ها ابتدا بایستی نسبت به اصلاح کدپستی و نشانی شرکت اقدام نموده و سپس درخواست تقاضا برای پلمپ دفاتر را انجام دهند.
– پرداخت هزینه های پلمپ دفاتر تجاری در سامانه و به صورت اینترنتی بعد از تایید کارشناس اداره ثبت شرکت ها انجام می شود.
– پیشنهاد می شود چنانچه جزء شرکت هایی هستید که معاملات زیادی دارید ، از ابتدا دفتر دویست برگ سفارش دهید تا مجدداَ مجبور به پلمپ دفاتر نباشید.
در صورتی که کاربر نیاز به دفاتر خاص داشته باشد، می بایست پس از اتمام مراحل درخواست و تایید نهایی در سامانه به ادارات پست مرکز استان یا شهرستان مراجعه نموده و نسبت به تحویل دفاتر اقدام نماید.
– پلمپ دفاتر تجاری ارتباطی با فعالیت یا عدم فعالیت شرکت ندارد. در صورتی که شرکت فعالیتی هم نداشته باشد جهت اعلام عدم فعالیت خود به دارایی، باید فاتر پلمپ شده خود را به صورت سفید یا خالی به حوزه دارایی شرکت تسلیم نمایند.
– دفاتر پلمپ شده از تاریخ درخواست به بعد فقط در همان سال مالی دارای اعتبار هستند . بدیهی است اشخاص حقوقی و حقیقی برای استفاده از این امکان باید قبل از شروع سال مالی اقدام به این درخواست کنند و حتی المقدور انجام امور پلمپ دفاتر تجاری خود را به ماه های پایانی سال موکول نکنند.
• مدارک لازم برای اخذ پلمپ دفاتر تجاری ( اشخاص حقوقی )
– تکمیل فرم اظهارنامه دریافتی از اینترنت
– کپی کارت ملی و شناسنامه مدیرعامل و مهر شرکت
– کپی آخرین تغییرات ثبتی شرکت در روزنامه رسمی
– کپی روزنامه رسمی
• مدارک لازم برای اخذ پلمپ دفاتر تجاری ( اشخاص حقیقی )
– تکمیل فرم اظهارنامه پلمپ دفاتر مهر و امضاء شده دریافتی از اینترنت
– کپی کارت ملی متقاضی
– کپی پروانه کسب و یا مجوز فعالیت کسبی
• انواع دفاتر تجاری
به موجب ماده 6 قانون تجارت ، هر تاجری به استثناء کسبه جزء ، مکلف است دفاتر ذیل را که دفاتر تجاری نامیده می شود تهیه و جهت حسن انجام امور تجاری در اختیار داشته باشد:
1.دفتر روزنامه
2.دفتر کل
3.دفتر دارایی
4.دفتر کپیه یا اندیکس
1.1 دفتر روزنامه
دفتری است که تاجر باید همه روزه کلیه عملیات خود اعم از مطالبات ، دیون ، داد و ستد تجاری ، معاملات راجع به اوراق تجاری و به طور کلی کلیه فعالیت های مالی خود را به هر اسم و رسمی که باشد و حتی وجوهی را که برای مخارج شخصی خود برداشت می کند در آن دفتر ثبت نماید.
1.2 دفتر کل
دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات خود را لااقل هفته ای یک بار از دفتر روزنامه استخراج نماید و انواع مختلف آن را تفکیک و هر نوع آن را در صفحه مخصوصی در آن دفتر به طور خلاصه ثبت کند.
1.3 دفتر دارایی
دفتری است که تاجر باید هر سال صورت جامعی از کلیه دارایی منقول و غیرمنقول و دیون و مطالبات سال گذشته خود را به ریز مشخص کرده و در آن دفتر ثبت و امضا نماید و این کار باید تا پانزدهم فروردین سال بعد انجام پذیرد.
1.4 دفتر کپیه
دفتری است که تاجر باید تمام مراسلات و نامه های صادره و وارده ، تلکس ، تلگراف ها ، فاکتورها و فارکس های خود را در آن ثبت نماید.دفاتر تجاری ( به جز دفتر کپیه ) به موجب الزامات ماده 11 و 12 قانون تجارت باید از طرف اداره ثبت شماره گذاری و امضا و پلمپ شود.
دفاتر دیگری از قبیل دفتر معین ، دفتر ضمانت نامه ها ، دفتر صندوق و نظایر آن نیز مورد استفاده تجار قرار می گیرد که اختیاری است و الزام قانونی برای استفاده از آن ها وجود ندارد، بلکه جهت سهولت اداره امور شرکت ها و حجره های تجار به کار گرفته می شود.
• اهمیت دفاتر تجاری
دفاتر تجاری در صورتی که مطابق قانون تنظیم شده باشد ، در تسهیل کار تجار نقش بسیار مثبتی را ایفا می کند ، ولی چنانچه در تنظیم آن مراعات وجوه قانونی نشده باشد ، آثار سوئی علیه تاجر خواهد داشت.
1.دفاتر تجاری در صورتی که مطابق مقررات قانون تجارت مرتب شده باشند ، بین تجار در امور تجاری سندیت خواهند داشت ؛ در غیر این صورت فقط علیه صاحب آن معتبر خواهد بود.
2.دفاتر تجاری در صورتی که مطابق مقررات قانون تجارت تنظیم شده باشند می توانند به عنوان عملکرد مالی مورد قبول ممیزان مالیاتی قرار گیرند.
3.به موجب مواد 1298 و 1299 قانون مدنی ، دفاتر تجاری در موارد مشروحه ذیل دلیل محسوب نمی شوند:
3.1 وقتی که در دفتر بی ترتیبی و اغتشاشی کشف شود که به نفع صاحب دفتر باشد.
3.2 وقتی که بی اعتباری دفتر قبلاَ در موردی در محکمه ثابت شده باشد.
3.3 در صورتی که ثابت شود اوراق دفتر تراشیدگی دارد ، یا اوراق جدیدی داخل آن شده است.
3.4 در مواردی که طرف دیگر تاجر نباشد ، فقط ممکن است جزء قرائن و امارات ادعای او قرار گیرد.
- ضرورت پلمپ دفاتر تجاری
قانونگذار اهمیت مخصوصی برای دفاتر تجاری قائل شده و بین تجار دفاتر تجاری سندیت دارند.برای جلوگیری از تقلب و وارد کردن بعضی از اقلام به تاریخ های بعد تشریفاتی پیش بینی شده است که حتی المقدور تجار نتوانند بعداَ ارقامی را در دفاتر خود وارد کنند.ماده 11 قانون تجارت مقرر می دارد:
“دفاتر مذکور در ماده 6 به استثناء دفتر کپیه قبل از آنکه در آن چیزی نوشته شده باشد توسط نماینده اداره ثبت(که مطابق نظامنامه وزارت عدلیه معین می شود)امضاء خواهد شد.برای دفتر کپیه امضای مزبور لازم نیست ولی باید اوراق آن دارای نمره ترتیبی باشد.در موقع تجدید سالیانه هر دفتر مقررات این ماده رعایت خواهد شد.حق امضاء از قرار هر صد صفحه با کسور آن دو ریال و بعلاوه مشمول ماده 135 قانون ثبت اسناد است”.
لذا ، دفاتر روزنامه ، کل و دارایی و همچنین هر دفتری که داشتن آن را وزارت دادگستری لازم بداند، باید قبل از آنکه چیزی در آن نوشته شود ، به وسیله نمایندگان اداره کل ثبت ، مهر و پلمپ شود.
صفحات دفاتر فوق باید دارای شماره ترتیب اعم از ردیف یا مترادف بوده و نخ کشی شده باشد.متصدی امر کلیه صفحات آن را شمارش و به مهر مخصوص ممهور می نماید و تعداد صفحات را در ابتدا و انتهای آن با تصریح به اسم و مشخصات تاجر صاحب دفتر ، قید و اعداد را با تمام حروف نوشته و دو طرف آن را با مهر سربی که وزارت دادگستری تهیه نموده پلمپ می کند.دفتر کپیه نیازی به پلمپ و ثبت ندارد.
تاجر مکلف است معاملات خود را در دفاتر یاد شده به ترتیب ثبت کند.تراشیدگی ، مخدوش نمودن و گذاشتن صفحات سفید بیش از اندازه به موجب ماده 13 قانون تجارت ممنوع است.تاجر الزاماَ باید این دفاتر را حداقل تا 10 سال نگه دارد.
مراتب پلمپ دفاتر
افراد حقوقی و حقیقی می‌بایست سال، ماه و روز مالی را تعیین کنند و آدرس واضحی را برای گرفتن دفتر در سامانه ذخیره نمایند. دفاتری که وجود دارد، دفاتر 50 برگ، 100 برگ و 200 برگ است.
تاریخ آخر سال مالی به واسطه سامانه، خودکار محاسبه می‌شود. البته که زمان ذخیره شخص حقوقی و طلب پملپ دفاتر، اساس شروع سال و ماه و روز مالی نیست. ولی باید در کامل کردن اطلاعات سامانه دقت زیادی داشته باشید و پیغامی که به صورت خودکار به وجود آمده و مرتبط با اعتبار دفاتراست را با خواست خود مطابقت دهید
عواقب پلمپ نکردن دفاتر
یک شرکت فقط در صورتی می‌تواند کد اقتصادی اخذ کند که دفاتر خود را قبلا پلمپ کرده باشد. و پس از اخذ این کد، قادر است مفاصا حساب مالیاتی (سندی مبنی بر تصفیه حساب) خویش را اخذ نماید.
نخستین گام به جهت این که شرکت ثابت کند در امر مالیات واضح و شفاف است، ارائه این دفاتر است. زمانی که یک شرکت از ارائه دفاتر خودداری کند و یا نقص و ایرادی در دفاتر موجود باشد، توسط اداره مالیات جریمه خواهد شد.
شرکت هایی که تازه تاسیس شده‌اند باید بعد از ضبط شرکت، بلافاصله برای سال جاری و سال مالی بعد خویش درخواست پلمپ دفاتر را به شیوه الکتریکی کامل کنند و در صورتی که این مراحل انجام نشود، هر نوع مسئولیت پلمپ نکردن دفاتر، بر اساس مقررات با مدیران شرکت ها خواهد بود. در شرکت های سهامی پلمپ دفاتر الزامی نیست ولی داشتن دفتر سهام ضروری است
فعالیت هایی که با پلمپ دفاتر ارتباط دارند
به غیر از دریافت کد اقتصادی که به پلمپ دفاتر احتیاج دارد، برای یک سری فعالیت های دیگر نیز پلمپ دفاتر ضروری است. یکی از این فعالیت ها گرفتن کارت بازرگانی است که برای اخذ آن می‌بایست تمامی افراد حقوقی و حقیقی دفاتر خود را پلمپ نمایند.
مدارک مورد نیاز جهت درخواست پلمپ دفاتر
• برای دفاتر تجاری حقوقی
کارت ملی به همراه شناسنامه تمامی اعضای هیات مدیره، اسناد مربوط به شرکت مثل؛ نهایی ترین تغییرات صورت گرفته در هیات مدیره، وکالت نامه امضاء شده توسط مالک امضاء شرکت، آگهی تاسیس، مدارک مربوط به حق امضاء و هم چنین کامل کردن اظهارنامه‌ای که برای پلمپ، در سایت است
• برای دفاتر تجاری حقیقی
کارت ملی به همراه شناسنامه فرد تقاضا کننده، اسناد یا مجوز های دال بر معاملات و فعالیت های فرد حقیقی، امضاء وکالت نامه توسط مالک امضاء شرکت ضروری می‌باشد
رد دفاتر قانونی مودیان
• فک پلمپ دفاتر
• مخدودش شدن محتویات
• پاره شدن صفحات
• محو شدن رویدادهای مالی
• عدم رعایت تقدم و تاخر در ثبت رویدادهای مالی
خارج شدن دفاتر از پلمپ:
هر مودی مشمولان قانون مالیات، بایستی دفاتر قانونی پلمپ شده روزنامه و کل را تهیه کرده و آن را به خوبی ضبط و نگهداری کند تا اگر با درخواست رسیدگی ممیزان سازمان امور مالیاتی مواجه شد، مراتب را به آن ها تسلیم کند. دفاتر قانونی مودیان، پلمپ شده تسلیم آن ها می شود و نباید از پلمپ خارج شود.
اگر دفاتر قانونی از پلمپ به هر دلیلی خارج شود، مصداق عدم پذیرش دفتر است و ثبت رویدادهای مالی در آن، حتی با شماره گذاری، بی فایده و مورد رسیدگی و ممیزی اداره دارایی قرار نمی گیرد.
دلایل رد دفاتر:
• فقدان یک یا چند برگ دفاتر پلمپ شده
• عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی و پولی
• تقدم ثبت
• ثبت یک فعالیت در حاشیه
• ثبت رویداد مالی در میان سطور
• تراشیده شدن
• پاک کردن مندرجات دفاتر
• وجود صفحات سفید
• حذف کردن رویداد های مالی با وسایل شیمیایی
• محو کردن مندرجات دفاتر قانونی با جوهر
• استنکاف از تسلیم یک یا چند دفتر به ممیزان
• رد دفاتر به دلیل بستانکاری حساب های بانکی
• رد دفاتر به دلیل تاخیر تحریرات
• رد دفاتر به دلیل استفاده از دفاتر نانویس سال های قبل
• رد دفاتر به دلیل سفید ماندن همه صفحات
• رد دفاتر به دلیل عدم ثبت خلاصه عملیات شعب
• رد دفاتر به دلیل عدم ارائه روش کار با اتوماسیون حسابداری
جریمه عدم ارائه دفاتر:
طبق قانون، جریمه عدم ارائه دفاتر قانونی، معادل ۲۰ درصد مالیات متعلق بوده و اگر دفاتر پلمپ شده شرکت، به دلایلی که در بالا گفته شد یا هر دلیلی، توسط ممیزان اداره دارایی رد شود، جریمه ای معادل ۱۰ درصد مالیات، در نظر گرفته خواهد شد و این رقم می تواند هر سال، تغییر کند
دلایل رد دفاتر قانونی توسط بازرسان اداره مالیات:
• دفاتر اگر با مداد نوشته شده باشند توسط ماموران اداره مالیات رد می شود.
• دفتر روزنامه و دفتر کل اگر قبل از هر گونه ثبت رویداد های مالی به تایید ثبت اسناد یا ماموران مالیاتی نرسیده باشند، رد می شوند.
• چند برگ دفاتر قانونی دفتر روزنامه یا دفتر کل کنده شده باشد.
• اگر ثابت شود فعالیت مالی وجود داشته که در دفتر ثبت نشده باشد دفاتر قانونی رد می گردد.
• ثبت رویدادهای مالی در حاشیه دفتر انجام شود.
• ثبت رویدادهای مالی در بین سطور انجام شود.
• پاک کردن، تراشیدن صورت هایی مالی که به دفاتر وارد شده است.
• تاخیر در ثبت رویدادهای مالی در دفتر روزنامه و دفتر کل و دفتر معین به قصد سو استفاده
• خالی گذاشتن صفحات سفید بین قسمت هایی که رویدادهای مالی ثبت شده است.
• بستانکار شدن حساب های نقدی و بانکی
• اگر بنگاه اقتصادی دارای شعب متعدد باشد و رویدادهای مالی شعب در دفتر روزنامه و دفتر کل ثبت نشود، دفاتر قانونی کلا رد می گردد.
• در صورت عدم ارائه اظهارنامه مالیاتی، دفاتر قانونی (دفتر روزنامه و دفتر کل) نیز رد می گردد.
• اگر بنگاه اقتصادی یا شرکتی چندین دفتر روزنامه و دفتر کل داشته باشد ولی از ارائه همه آنها امتناع کند همه دفاتر قانونی آن رد می شود.
• اشتباه در ثبت رویدادها و عملیات های مالی در صورتی که این اشتباهات اصلاح نگردد.
• در صورتی که شرکت برای ثبت رویدادهای مالی خود از نرم افزارهای کامپوتری استفاده می کند و آیین نامه و دستور العمل کار با این نرم افزارها و خلاصه عملکرد مالی خود را در دفاتر قانونی ارائه ندهد همه دفاتر قانونی آن شامل دفتر روزنامه و دفتر کل باطل می شود.
• استفاده از یک دفتر برای ثبت رویدادهای مالی چند سال متوالی باعث رد دفاتر قانونی می گردد.
• ثبت صوری و غیر واقعی رویدادهای مالی که رخ نداده است باعث رد دفاتر قانونی می شود.
نکته: عدم ارائه دفاتر روزنامه و دفتر کل باعث جریمه ۲۰ درصدی مالیات دهنده می گردد و در صورتی که دفاتر را ارائه دهند ولی دفاتر رد گردد معادل ۱۰ درصد جریمه خواهند شد.
کاربرد پلمپ دفاتر
دفاتر قانونی شرکت به منظور شفاف سازی حسابرسی تنظیم می‌شود و در زمان تحویل دارای خط کشی و شماره صفحه است که در زمان ورود اطلاعات باید به آن توجه کرد. استفاده از دفاتر پلمپ از یک طرف مراودات تجاری را ثبت می‌کند و از سوی دیگر معیاری برای محاسبه مالیات است.
به بیان دیگر در صورتی که پلمپ دفاتر صورت نگرفته باشد، از سوی اداره مالیات فاقد اعتبار بوده و تنظیم کننده مشمول جریمه مالیاتی می‌شود. برای جلوگیری از این مشکل، لازم است قبل از شروع سال مالی جدید اقدام به پلمپ دفاتر کنید.
به طور مثال در صورتی که تاجر یا یک شرکت تجاری ورشکسته شود، دفاتر قانونی، سندی است که بدهی و طلب تنظیم کننده دفاتر را مشخص می‌کند و اگر این دفاتر درست تنظیم نشده باشند، علیه تاجر سندیت دارند.
مراحل مختلف دریافت پلمپ دفاتر
• دریافت مشاوره تلفنی از کارشناسان موسسه موج نو
• بستن قرارداد
• فرستادن مدارک برای کارشناسان موسسه موج نو
• ارائه کپی شناسنامه و کارت ملی مدیرعامل
• ارائه کپی روزنامه رسمی تاسیس و یا آخرین ثبت تغییرات شرکت در روزنامه رسمی
• ارائه مهر شرکت
برای دریافت دفاتر پلمپ مالیاتی خود می توانید با شماره 02143372 موسسه موج نو در ارتباط باشید.